Persondatapolitik

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Alares behandler personoplysninger om klienter, potentielle klienter, modparter, vidner, sagkyndige, samarbejdspartnere, leverandører, hjemmesidebesøgende, følgere på sociale medier og andre personer, der indgår i eller har tilknytning til en sag eller en henvendelse. Politikken beskriver desuden dine rettigheder og muligheder for at klage over behandlingen.

1. Hvem er dataansvarlig?

Dataansvarlig er Alares Advokatfirma, Slotsbryggen 16, 4800 Nykøbing F, telefon 44 45 51 51, e-mail info@alares.dk. Ansvarlig i Alares Advokatfirma er advokat, direktør og ejer Sissel Victoria Egede-Pedersen.

2. Hvem og hvad omfatter politikken?

Alares behandler personoplysninger ved en klients anmodning om rådgivning, ved besøg på hjemmesiden www.alares.dk og/eller ved interaktion på sociale medier.

Hvor oplysningerne kommer fra

Ved sagsoprettelse modtager Alares sagsakter direkte fra klienten. Disse sagsakter vil ofte kunne indeholde persondata.

Sideløbende vil Alares, efter aftale med klienten, indhente og modtage yderligere persondata f.eks. oplysninger, som fremsendes fra modparten, fra domstolene, offentlige myndigheder, eksterne rådgivere, pengeinstitutter, offentlige myndigheder samt andre tredjeparter.

Udover disse persondata, behandler Alares endvidere personoplysninger om den enkelte klient samt personer med relevans for den aktuelle sag. Det kan dreje sig om f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, debitorer, ægtefæller/samlevere, arvinger, lejere, købere/sælgere mm.

Behandlingen af disse persondata er reguleret af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Alares har i medfør af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven pligt til at informere om behandlingen af persondata. I det følgende kan du læse, hvilke personoplysninger Alares behandler om dig og din virksomhed/organisation.

Samtlige sagsakter opbevares på individuelle digitale sager. Hver sag har sit eget unikke sagsnummer. Den digitale sag opbevares i et sikkert advokatsystem ved navn Legis365. Adgang til systemet er låst med brugernavn og password samt tofaktorgodkendelse.

Hvilke oplysninger behandles?

Alares kan afhængigt af opdragets karakter behandle almindelige kontakt- og identifikationsoplysninger, oplysninger om økonomiske og kontraktuelle forhold, korrespondance og sagsmateriale samt oplysninger om strafbare forhold, CPR-numre og følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger. Alares behandler alene oplysninger, der er relevante og nødvendige for det konkrete formål.

Sagsoprettelse og kontrol

Når du som klient henvender dig til Alares om rådgivning, oprettes der en sag med et unikt journalnummer, som du med fordel kan henvise til ved senere henvendelser. Alares foretager konfliktkontrol og indhenter, når lovgivningen kræver det, identitets- og kontroloplysninger efter hvidvaskloven. Hvis sagen indebærer anvendelse af en samleklientbankkonto, er Alares desuden forpligtet til at indhente og stille identitetsoplysninger og kontroldokumenter til rådighed for det relevante pengeinstitut. Sagens dokumenter opbevares i den elektroniske.

Alares behandler også personoplysninger om personer, som har relevans for det givne opdrag, f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, debitorer, ægtefæller/samlevere, arvinger, lejere, købere/sælgere mm. Alares behandler disse gruppers personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at varetaget det givne opdrag.

3. Hvorfor og på hvilket grundlag behandler Alares oplysninger?

Alares behandler personoplysninger med henblik på at etablere og administrere klientforholdet, yde juridisk rådgivning og bistand, varetage klientens interesser, føre sager, foretage konflikt- og identitetskontrol, overholde retlige forpligtelser samt fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Alares begrænser behandlingen til de personoplysninger, der er relevante og nødvendige for de angivne formål. Oplysningerne ajourføres, når det er nødvendigt, og slettes eller anonymiseres, når der ikke længere foreligger et sagligt og lovligt behov for at opbevare dem, medmindre fortsat opbevaring følger af lovgivningen eller er nødvendig for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Oplysningspligt for forskellige persongrupper

De relevante bestemmelser for de enkelte persongrupper er de følgende:

4. Hvem kan oplysninger deles med?

Alares kan videregive personoplysninger, når det er nødvendigt for at yde juridisk bistand, varetage klientens interesser, overholde en retlig forpligtelse eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. Modtagere kan efter omstændighederne være domstole, voldgiftsretter, nævn, offentlige myndigheder, modparter og deres rådgivere, sagkyndige, vidner, banker, forsikringsselskaber, revisorer, andre eksterne rådgivere samt leverandører, der behandler oplysninger på Alares’ vegne. Videregivelse sker kun i det omfang, den er nødvendig og lovlig.

Advokater har tavshedspligt og videre som det klare udgangspunkt aldrig dine oplysninger til tredjepart uden din forudgående accept heraf. Derfor modtager du også alle processkrifter til godkendelse inden indlevering på sagen, så du kan bekræfte, at du er indforstået med, at dine oplysninger videregives til brug for sagen.

Tavshedspligt

Alares er underlagt advokaters tavshedspligt med de undtagelser, der følger af lovgivningen og de advokatetiske regler. Oplysninger om aktuelle og afsluttede klientforhold samt henvendelser om juridisk rådgivning videregives derfor kun, når der foreligger et lovligt grundlag, og videregivelsen ikke er i strid med tavshedspligten. Videregivelse kan blandt andet ske efter samtykke eller fuldmagt, når det er nødvendigt for at varetage klientens interesser, eller når Alares er retligt forpligtet eller berettiget til det.

5. Databehandlere og overførsel til lande uden for EU/EØS

Alares anvender leverandører af blandt andet sagsstyring, hosting, it-support, sikkerhed, e-mail, bogføring og kommunikation. Leverandører, der behandler personoplysninger på Alares’ vegne, må alene behandle oplysningerne efter instruks og på grundlag af en databehandleraftale. Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sikrer Alares et gyldigt overførselsgrundlag og de nødvendige supplerende beskyttelsesforanstaltninger. Du kan kontakte Alares for at få nærmere oplysninger om det anvendte overførselsgrundlag.

6. Opbevaring og sletning

Sådan opbevares oplysningerne

Alares anvender ikke fysiske sager. Enkelte dokumenter, ekstrakter mm kan printes, når dette vurderes at være formålstjenligt. Efter endt brug destrueres de fysiske akter. Alle sagsakter destrueres via GDPR-godkendt skraldespand (skraldespand med spalte og aflåst låg, der køres direkte til forbrænding).

Elektroniske sager opbevares i et krypteret advokatsystem med adgangskode og tofaktorgodkendelse. Systemet kan kun tilgås af Alares og af den tekniske support, der er underlagt samme tavshedspligt som Alares.

Hvor længe opbevares oplysningerne?

Oplysninger, der er indhentet efter hvidvaskreglerne, opbevares som udgangspunkt i fem år efter forretningsforbindelsens ophør eller den enkeltstående transaktions gennemførelse, medmindre lovgivningen kræver eller tillader en anden periode. Øvrige sags- og klientoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til ti år efter sagens afslutning. Opbevaringsperioden kan være kortere eller længere, hvis sagens karakter, lovgivningsmæssige krav, advokatretlige forpligtelser, forældelsesregler eller behovet for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav tilsiger det. Oplysninger slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt og lovligt behov for at opbevare dem. Væsentlige ændringer i formål eller behandlingsgrundlag meddeles de berørte registrerede i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

7. Sikkerhed

Alares gennemfører passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger på grundlag af en vurdering af behandlingens risici. Foranstaltningerne omfatter blandt andet adgangsbegrænsning, fortrolighed, sikker opbevaring, løbende kontrol og procedurer for håndtering af brud på persondatasikkerheden. Fortrolige og følsomme oplysninger sendes som udgangspunkt via kryptering eller en anden sikker kommunikationsløsning. Alares anbefaler, at du anvender en sikker løsning, når du sender sådanne oplysninger til os. Alares stiller en krypteret løsning til rådighed for fremsendelse af personfølsomme oplysninger.

8. Hjemmeside, cookies, sociale medier og markedsføring

Sociale medier og markedsføring

Du kan vælge at følge Alares på sociale medier, herunder Facebook og LinkedIn. Når du interagerer med Alares på et socialt medie, behandler Alares de oplysninger, som du selv stiller til rådighed gennem interaktionen. Det sociale medie behandler samtidig oplysninger efter sine egne vilkår og privatlivspolitikker. Eventuel direkte elektronisk markedsføring fra Alares udsendes alene i overensstemmelse med markedsføringsreglerne, og du kan til enhver tid tilbagekalde et markedsføringssamtykke eller framelde dig fremtidige henvendelser.

Cookies

Når du besøger Alares’ hjemmeside, kan der blive anvendt cookies og lignende teknologier til nødvendige funktioner, statistik og markedsføring. Ikke-nødvendige cookies sættes først, når du har givet et gyldigt samtykke. Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke via hjemmesidens cookieindstillinger. Oplysninger om de konkrete cookies, deres udbydere, formål og levetid fremgår af Alares’ cookiepolitik. Når du besøger eller interagerer med Alares’ profiler på sociale medier, kan den pågældende platform indsamle og behandle oplysninger om dig efter platformens egne vilkår og privatlivspolitik.

Statistikværktøjer

Alares kan anvende statistikværktøjer til at analysere brugen af hjemmesiden og aktiviteter på sociale medier. De konkrete værktøjer, datatyper, formål, modtagere og eventuelle overførsler til lande uden for EU/EØS fremgår af Alares’ cookiepolitik. Statistik kan være aggregeret, men de underliggende identifikatorer og brugsdata kan fortsat udgøre personoplysninger. Du kan læse Alares’ cookiepolitik via linket på hjemmesiden.

9. Dine rettigheder

Du kan efter omstændighederne anmode om indsigt i de personoplysninger, som Alares behandler om dig, få urigtige oplysninger berigtiget, få behandlingen begrænset eller få oplysninger slettet. Du kan desuden gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitime interesser, og i visse tilfælde modtage oplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få dem overført til en anden dataansvarlig. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde samtykket uden virkning for lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget. Rettighederne er ikke absolutte og kan være begrænset af blandt andet lovgivning, advokaters tavshedspligt, hensynet til andre personer og behovet for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Sådan kontakter du Alares

Henvendelse skal ske ved brug af følgende kontaktoplysninger:

Alares Advokatfirma
Slotsbryggen 16
4800 Nykøbing F
Tlf. 44 45 51 51
Att: Advokat Sissel Egede-Pedersen,
Mail: info@alares.dk

10. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med Alares’ behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte Alares. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail dt@datatilsynet.dk. Du kan finde yderligere oplysninger om klageadgangen på Datatilsynets hjemmeside.

Opdateret 15.10.2026