Du orienteres herved om Alares’ behandling af persondata. Alares behandler hovedsageligt personoplysninger som dataansvarlig. I det følgende orienteres du om de forskellige persongrupper, som Alares behandler persondata om, samt hvordan behandlingen finder sted i de enkelte tilfælde. Du orienteres endvidere om dine rettigheder og klagemuligheder i forbindelse med behandlingen af dine persondata.
Behandling, persongrupper og formål
Alares behandler personoplysninger ved en klients anmodning om rådgivning, ved besøg på hjemmesiden www.alares.dk og/eller ved interaktion på sociale medier.
Ved sagsoprettelse modtager Alares sagsakter direkte fra klienten. Disse sagsakter opbevarer vi på en fysisk og en digital sag. Disse sagsakter vil ofte indeholde persondata. Sideløbende vil Alares, efter aftale med klienten, indhente og modtage yderligere persondata f.eks. oplysninger, som fremsendes fra modparten, fra domstolene, offentlige myndigheder, eksterne rådgivere, pengeinstitutter, offentlige myndigheder samt andre tredjeparter.
Udover disse persondata, behandler Alares endvidere personoplysninger om den enkelte klient samt personer med relevans for den aktuelle sag. Det kan dreje sig om f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, debitorer, ægtefæller/samlevere, arvinger, lejere, købere/sælgere mm. Behandlingen af disse persondata er reguleret af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Alares har i medfør af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven pligt til at informere om behandlingen af persondata. I det følgende kan du læse, hvilke personoplysninger Alares behandler om dig og din virksomhed/organisation.
Når du som klient henvender dig til Alares i forbindelse med rådgivning, vil der blive oprettet en sag, hvori alle sagsakter vil blive gemt. Sagen får en unikt journalnummer, som du med fordel kan henvise til, når du henvender dig. Alares indhenter i visse sager ved sagsoprettelsen identitetsoplysninger om dig. Oplysningerne indhentes, fordi Alares i disse sager er forpligtet til at gennemføre lovpligtig identitetskontrol i medfør af Hvidvaskloven. Alares er endvidere forpligtet til at sikre, at Alares ikke er inhabil i forhold til den pågældende opgave. Ved sagens oprettelse videregives dit navn og adresse til RKI Datavagt, som overvåger ændringer i dine adresseoplysninger i Folkeregistret. Tilmeldingen til RKI Datavagt sker med henblik på at sikre, at dine kontaktoplysninger altid er ajourførte. Tilmeldingen til RKI Datavagt vedrører ikke dine økonomiske forhold. Samtlige sagsakter, som Alares modtager i løbet af klientforholdet gemmes på den elektroniske og/eller fysiske sag.
Alares behandler også personoplysninger om personer, som har relevans for det givne opdrag, f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, debitorer, ægtefæller/samlevere, arvinger, lejere, købere/sælgere mm. Alares behandler disse gruppers personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at varetaget det givne opdrag.
Behandlingen af ovenstående personoplysninger vil indebære indsamling, lagring, videregivelse og sletning. Behandlingen sker på baggrund af samtykke, med henblik på opfyldelse af kontraktuelle forpligtelser eller med hjemmel i gældende lovgivning herunder ved varetagelse af en legitim interesse hos klienten. Formålet med behandlingen er at opfylde den aftaleretlige forpligtelse, der er indgået mellem Alares og klienten om rådgivning og bistand i det konkrete aftaleforhold.
Alares tilsigter altid at begrænse omfanget af de indhentede oplysninger til det minimum som er nødvendigt med henblik på tilgodese det angivne formål, ligesom Alares løbende vurderer, hvorvidt behandlingsgrundlaget fortsat er til stede.
Videregivelse til tredjemand
Persondata, uanset hvilke oplysninger, der er tale om, videregives kun i det omfang, videregivelse er nødvendig for at opfylde Alares kontraktuelle forpligtelse overfor dig, efter forudgående samtykke fra dig eller med hjemmel i gældende lovgivning.
Tavshedspligt
Alares har tavshedspligt om ethvert eksisterende og afsluttet kundeforhold samt enhver henvendelse om juridisk rådgivning. Alares oplysninger om eksisterende og afsluttede kundeforhold samt generelle henvendelser om juridisk rådgivning videregives kun efter udtrykkelig skriftligt samtykke fra dig og/eller den registrerede.
Opbevaring
Fysiske sager opbevares i aflåste arkivskabe på et aflåst kontor. Kun Alares har adgang til de fysiske sager. Elektroniske sager opbevares i et krypteret advokatsystem med adgangskode. Systemet kan kun tilgås af Alares og af den tekniske support, der er underlagt samme tavshedspligt som Alares.
Identitetsoplysninger vil blive behandlet i en periode på 5 år fra opgavens afslutning, hvorefter disse oplysninger vil blive slettet. Øvrige persondata fra et kontraktforhold mellem Alares og dig som kunde vil som udgangspunkt blive opbevaret i 10 år fra opgavens afslutning. Såfremt du måtte ønske persondata opbevaret i en længere periode, vil opbevaring udover 10 år kunne ske på baggrund af dit skriftlige samtykke. Såfremt der måtte forekomme ændringer i relation til omfanget eller formålet med Alares behandling af personoplysninger, vil du blive informeret herom.
Sikkerhed
Alares tilstræber en høj grad af sikkerhed i forhold til beskyttelsen af sagsakter herunder dine persondata. Derfor har Alares en række interne procedurer og politikker i forhold til såvel elektronisk som fysisk persondatabehandling. Vi sender altid personfølsomme oplysninger via kryptering eller anden sikker løsning, og vi anbefaler, at du benytter kryptering eller anden sikker løsning, når du sender personfølsomme oplysninger til Alares via mail.
Markedsføring og cookies
Hvis du har givet samtykke hertil, vil Alares invitere dig til at synes godt om vores side på sociale medier. Du kan også af egen drift følge Alares på Facebook. Her kan du selv til enhver tid til- og fravælge, om du vil følge Alares Facebookside og modtage markedsføringsmateriale herfra.
I forbindelse med dit besøg på Alares’ hjemmeside og sociale medier (Facebook mm.), bliver der indhentet, behandlet og videregivet personoplysninger fra dig, fordi det sociale medie lagrer cookies på din computer/tablet/smartphone mm. Personlysningerne bruges til at optimere reklamering/annoncering overfor dig samt analyse og statistik for Alares, ligesom dine personoplysninger videregives til samarbejdspartnere. Personoplysningerne indhentes uanset, om du har en profil på det sociale medie. Cookies lagres og er aktive på din computer/tablet/smartphone i 2 år, medmindre du selv sletter cookies. Alares har ikke indflydelse på hverken Google eller de sociale mediers cookies-politik.
Google Analytics og sociale medier stiller endvidere statiske værktøjer til rådighed for Alares til brug for optimering af kundeoplevelsen på det sociale medie. Alares modtager alene disse personoplysninger i anonymiseret form. Du kan altid læse Alares’ cookies-politik, som er tilgængelig her.
Dine rettigheder som registreret
I forbindelse med behandlingen vil de ved henvendelse til Alares have mulighed for at udøve følgende rettigheder:
- Ret til at få indsigt i de indhentede oplysninger
- Ret til at få berigtiget de indhentede oplysninger
- Ret til at få overført de indhentede oplysninger i et læsbart format
- Ret til at få begrænset behandlingen af de indhentede oplysninger
- Ret til at få slettet de indhentede oplysninger
Henvendelse skal ske ved brug af følgende kontaktoplysninger:
Advokatfirmaet Alares
Slotsbryggen 16
4800 Nykøbing F
Tlf. 44 45 51 51
Att: Advokat Sissel Egede-Pedersen,
Mail: info@alares.dk
Indsigelsesret
Såfremt du måtte have indvendinger mod den foretagne behandling, vil de have mulighed for at indgive klage herom til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, Tlf. 33193200, E-mail dt@datatilsynet.dk