Varslingsreglerne i ferieloven er blandt de mest centrale (og mest fejlfortolkede) regler i dansk ansættelsesret. Reglerne styrer, hvornår og hvordan arbejdsgiveren kan pålægge medarbejderen at afholde ferie, og fejl i varslingen kan føre til både ugyldige pålæg, krav om erstatning og unødvendige konflikter.
I dette nyhedsbrev får du en gennemgang af reglerne, praksis og de typiske faldgruber, som arbejdsgivere bør undgå.
Udgangspunktet: Ferielovens varsler for hovedferie og øvrig ferie
Ferieloven opererer med to typer ferie:
Hovedferie – 3 ugers sammenhængende ferie
- Skal som udgangspunkt ligge i perioden 1. maj – 30. september.
- Skal varsles med 3 måneder.
Øvrig ferie – de resterende 2 uger
- Skal varsles med 1 måned.
- Kan placeres i hele ferieafholdelsesperioden.
Placering af ferie
Som udgangspunkt skal arbejdsgiver og arbejdstager planlægge ferien i fællesskab, og arbejdsgiver skal tage hensyn til medarbejderens ønsker. Men der kan være lukkeperioder i virksomheden, hvor det er nødvendigt, at arbejdsgiver pålægger medarbejderen at holde ferie.
Det kan f.eks. være sommerferielukning, mellem jul og nytår og andre lukkeperioder. Her skal arbejdsgiver altså først identificere, om medarbejderen skal bruge hovedferie eller restferie og så varsle ferie med de nævnte varslinger.
Varslingsreglerne gælder også i opsigelsesperioder
Et særligt risikoområde er opsagte medarbejdere. Det er typisk attraktivt for arbejdsgiver at pålægge medarbejderen at holde ferie i opsigelsesperioden. Her gælder:
- Hovedferie kan ikke pålægges afholdt i en opsigelsesperiode, hvis medarbejderen ikke har et opsigelsesvarsel på mindst 3 måneder + ferieperioden – medmindre arbejdsgiver forlænger opsigelsesvarslet med feriedagene. Det betyder, at hvis medarbejderen skal holde 3 ugers ferie, skal opsigelsesperioden kunne rumme et varsel på 3 måneder + 3 ugers ferie.
- Øvrig ferie kan varsles efter 1 måned – også i opsigelsesperioden. Både varsling og ferie skal kunne rummes i opsigelsesperioden.
Fritstilling: Hvornår anses ferie for afholdt automatisk?
En arbejdsgiver kan fritstille en medarbejder i forbindelse med opsigelse. Det betyder, at medarbejderen får løn men ikke skal møde på arbejde. Ferie anses automatisk for afholdt under en friststilling, hvis både varsling og ferien kan rummes i fritstillingsperioden.
Ferie kan ikke pålægges, hvor medarbejderen er syg
Arbejdsgivere skal dog altid være opmærksomme på, at ferie ikke kan afholdes, hvis medarbejderen er sygemeldt.
Gode råd til arbejdsgivere
Arbejdsgivere skal særligt være opmærksomme på følgende i forbindelse med medarbejdernes ferieafholde:
1. Manglende konkretisering i varslingsperioden. Det er vigtigt at angive specifikt i hvilken periode, ferien skal afholdes med angivelse af startdato og slutdato.
2. Antagelse af, at hovedferien altid kan pålægges. Det er ikke muligt at fravige varslingsreglerne, når arbejdsgiver vil pålægge medarbejderen at holde ferie, så husk at have varslingsreglerne noteret i kalenderen.
3. Fejlagtig håndtering af ferie i forbindelse med fritstilling. Kun ubetinget fritstilling giver automatisk afholdelse af ferie. Det betyder, at arbejdsgiver ikke på samme tid kan have medarbejderen på standby til at vende tilbage til job på tilkaldebasis og samtidig pålægge medarbejderen at holde ferie.
4. Manglende tilpasning i fratrædelsesaftaler. Hvis medarbejderen ikke fritstilles i forbindelse med opsigelse, skal ferien varsles korrekt.
Har du styr på ferien i din virksomhed?
Fejl i varsling af ferie kan føre til ugyldige pålæg, krav om erstatning og unødvendige konflikter, særligt i opsigelsesperioder og ved fritstilling.
Jeg rådgiver dagligt virksomheder om korrekt håndtering af ferie, opsigelser og ansættelsesretlige processer. Hvis du er i tvivl om reglerne i en konkret situation, er du velkommen til at kontakte mig for en juridisk vurdering.
